[지식]구글스프레드시트 #1 - 문서 공유하기

태그: 클라우드오피스, 구글드라이브, 구글스프레드시트, 문서공유, 권한설정



구글스프레드시트 문서를 공유하는 방법은 위에 영상을 보시고 그대로 따라하시면 됩니다.
공유는 전체 공유와 특정사용자 공유가 있으니 사용 목적에 따라서 잘 활용하시면 되는데 링크 공유는 누구나 문서를 접근할 수 있는 권한이며 옵션은 아래와 같습니다.


링크 공유 옵션정의Google 계정 로그인 필요 여부
특정 사용자에게
공개
파일 및 폴더를 특정 사용자 또는 그룹과 공유하기 전까지는 소유자만 이 항목에 액세스할 수 있습니다.필요함(수정 또는 댓글 작성 시)
링크가 있는 모든 사용자에게 공개파일 및 폴더의 링크가 있는 모든 사용자가 액세스할 수 있습니다.필요 없음
웹에 공개검색 결과 또는 웹 주소를 통해 누구나 인터넷에서 파일 및 폴더에 액세스할 수 있습니다.필요 없음

공유옵션은 목적에 맞게 잘 선택해서 사용해야 합니다. 중요한 대외비 문서일 경우 공유설정을 잘못하게 되면 인터넷에 공유가 되므로 프로젝트성 협업용인 경우 함께 작업하는 특정사용자에게만 공유하는 것이 바람직합니다. 전체 공유는 문서를 인터넷 상에서 누구나 봐도 무관한 것만 사용하세요.  





그리고 공유옵션에서 수정가능, 댓글작성가능, 볼 수 있음 기능이 있는데 수정가능은 수정할 수 있는 권한으로서 문서 소유자인 나 외에 문서를 편집할 수 있는 권한이므로 함께 문서를 작성해야 하는 경우에 이 것을 선택하면 됩니다.
댓글 작성 가능은 문서를 수정/편집은 할 수 없고 코멘트만 달 수 있는 기능으로 문서를 공동으로 작업하지 않지만 문서를 검토해야 하는 사람(검토자, 의사결정자, 고객 등)에게 설정하면 됩니다. 그렇게 되면 검토자는 문서를 보고 코멘트만 달 수 있을 뿐 문서를 수정하거나 가공할 수는 없습니다.
마지막으로 볼 수 있음은 오로지 문서를 볼 수만 있는 권한으로 수정이나 코멘트조차 달 수 없습니다. 프로젝트 진행사항을 함께 공유해야 하는 참관자에게 설정하면 유용합니다.

문서를 공유해서 작업하는 것은 업무효율을 매우 높여줌과 동시에 위험부담도 있습니다. 하지만 이 기능을 잘만 이용한다면 업무 효율성이 매우 좋아집니다.
단, 공유를 잘못 설정하게 되면 상황에 따라서는 막대한 손실을 불러올 수 있기 때문에 공유 기능을 사용할 때는 신중하게 선택해서 사용하시기 바랍니다.
그리고 문서공유는 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등 모든 어플리케이션에서 공통으로 사용할 수있는 기능이오니 다른 어플리케이션에서도 활용이 가능하며, 아래 영상은 다수의 사람이 공유해서 동시에 작업하는 예시 화면입니다.



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[참조문서]
공유 설정 변경: https://support.google.com/drive/answer/2494886?hl=ko