[지식]구글 스프레드시트 #3 - 업무관리 문서만들기 #1

태그: 클라우드오피스, 구글드라이브, 스프레드시트, 업무관리, 클라우드 문서 양식, Task Management


이번 포스팅에서는 구글 스프레드시트를 사용하여 클라우드기반 문서로 업무관리 문서를 만들어 보겠습니다. 업무관리 문서란 자신의 업무활동을 체계적이고 계획적으로 하기 위해 필요한 문서라고 할 수 있습니다.


우선 업무관리 문서에 필요한 필드(셀) 항목을 한번 살펴보겠습니다.
[완료]에는 해당 업무에 대한 완료여부를 표시합니다. (예: 완료/진행중/대기/취소 등)
[업무구분]에는 업무의 성격별로 구분을 하기 위한 업무의 큰 분류값을 입력합니다. 
[업무활동]에는 업무활동에 대한 제목을 입력합니다. 
[완료기준]에는 해당업무를 완료했다고 볼 수 있는 기준을 입력합니다.
[마감일]에는 해당업무 마감날짜를 입력합니다.
[시작일]에는 해당업무 시작날짜를 입력합니다.
[완료일]에는 해당업무를 실제로 완료하여 최종 승인된 날짜를 입력합니다.


[투입율]에는 하루 8시간 근무를 기준으로 30분 단위로 투입율을 입력합니다. 
(예: 30분 = 1/16, 1시간=2/16) 
[기간]에는 실제 업무를 수행한 일수를 기입하는데 본 문서에서는 함수를 사용하여 자동으로 입력되도록 했습니다. (입력된 시작일과 마감일/완료일과 투입율 등을 합산하여 계산)
[담당자]에는 해당업무를 수행하는 담당자를 입력합니다. (일반적으로 본인 이름 기입)
[검토자]에는 해당업무를 검토하는 중간관리자를 입력합니다. (해당업무 지시자) 
[승인자]에는 해당업무를 최종 승인하는 의사결정자를 입력합니다.  (의사결정자)
[산출물/결과]에는 해당업무를 완료 후에 얻게되는 최종 산출물 또는 결과에 대한 내용을 입력합니다. 
[비고]에는 해당 업무와 관련된 비고나 특이사항에 대한 내용을 입력합니다.


업무관리 문서를 활용해서 자신의 업무를 관리하다 보면 많은 업무처리를 보다 계획적이고 체계적으로 처리 할 수 있으며, 주간, 월말 또는 연말 보고 시 자신이 한해동안 수행했던 업무를 보고하는데 참고자료로 활용할 수 있습니다.
또한 자신이 어떤 업무에 얼마 만큼의 투입이 되었는지와 한해동안 어떤 업무에 가장 투입이 많았고 어떤 업무에 가장 투입이 적었는지도 함께 볼 수 있어 차년도 연간 업무계획에 도움이 됩니다.
만약에 조직내에서 KPI를 시행하고 있다면 연말에 KPI보고 때에도 유용하게 쓰일 수 있습니다.   
본 양식은 자신의 업무성격에 맞게 빼거나 추가하거나 자유롭게 수정해서 사용하시면 됩니다.

지금까지 업무관리 문서를 사용하는 방법에 대해서 포스팅했습니다. 다음 포스팅에서는 실제로 업무관리 문서 양식을 만들어 보겠습니다.
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[참조]
업무관리문서 양식: 링크
저장방법